Hírek

* Hogyan vezessünk megbeszélést?

2016-06-23
Napjainkban egyre többször hallani vezetőktől, hogy nehéz értekezleteket, megbeszéléseket vezetni, azok menetét a tervezett tárgykörben tartani. A jó meetinghez sokféle tudásra van szükség. A Piac és Profit szakértője ad egy kis hátteret.

Forrás: Piac & Profit

2013. december 18. 

A napi gyakorlatban a workshop fogalmat használják a kommunikációs ’műfajok’ keretében megbeszélés elnevezéssel illetett forma tartalmának megfelelő alkalmakra is. A megbeszélés gondolatok, vélemények szabad áramlása egy előre meghatározott témakörben felkészült vezető irányításával – a résztvevők aktív részvételére alapozott kommunikációs alkalom. Nevezhetjük interaktív beszélgetésnek is. A műhelyfoglalkozás e típusának tartalmát illetően különböző megközelítésekkel találkozunk itthoni és külföldi szakirodalomban egyaránt, azonban a fogalom tartalmának pontos, igényes megfogalmazására, a megbeszélések e fajtája jellemzőinek meghatározására, kifejtésére az IPMC Personnel Hungária Kft. munkatársai vállalkoztak /Székesfehérvár, Budapest, Gödöllő/ a cég honlapján a fogalomtárban találtuk (nemzetközi tekintetben is fontosnak tartjuk), amelyet a következőkben szó szerint idézünk: „A workshop az adott témára létrehozott munkacsoportban zajlik és tevékenysége egy adott kérdés vagy probléma interaktív elemzésére és megoldási javaslatok kidolgozására irányul többnyire kreatív technikák segítségével.”

Workshop alapok

Workshop típusok:

  • probléma megoldó,
  • konfliktus megoldó,
  • döntés előkészítő,
  • koncepció alkotó,
  • jövő kép kidolgozó stb.

A workshop – a megbeszélés főbb lépései:

  • előkészítő, információ gyűjtő fázis,
  • célmeghatározó fázis,
  • javaslatok kidolgozása, elemzése, összesítése,
  • megoldási javaslat,
  • az eredmények prezentációja, megvitatása, értékelése,
  • döntés.

A workshop – megbeszélés előnyei:

  • Egy adott témára koncentrálás,
  • A teljesítménytartalékok rövid időszakra történő koncentrálása
  • A csoportban végzett munka erősíti a csoport szellemet.

Forrás:  IPMC Kft./ (3)

A műhelyfoglalkozás jellemzői

A workshop eredményes alkalmazása szükségessé teszi, hogy a módszer jellemzőire figyelemmel legyünk a tervezése és végrehajtása során egyaránt. A meghatározó tulajdonságok érvényesülése az eredményesség feltételét is jelenti, ezért fontosnak tartjuk ezek számbavételét.

1. A műhelyfoglalkozás lényegében a kiscsoportos eljárások közé sorolható, ugyanis hatékonyan csak 8-12 fővel ajánlott, a felső határként a 15 főt jelöljük meg, amely létszám az egyénre koncentrálást még biztosítja. Vannak olyan vélemények, amelyek 20 főben, vagy ezt meghaladó létszámról tesznek említést , de véleményünk szerint ez már a nehezen átfogható létszámot közelíti.

2. A műhelytípusú alkalom időtartama csak tartalom és cél, valamint a tervezett létszám alapján határolható be. Egyesek 3-8 órát jelölik optimálisnak, mi úgy tartjuk, hogy inkább a 6-8 (esetleg 10) órában mondhatjuk általánosabbnak az időtartamot, ha minden jellemző – márpedig ez a módszer megfelelő alkalmazásának feltétele – érvényesítését tartjuk meghatározónak.

A műhelymunka típusai

A műhelyfoglalkozásnak (workshopnak) két változatáról beszélhetünk: az előadásra alapozott és a résztvevők előzetes felkészülésére építő foglalkozás.

1.  Az előadásra alapozott műhelyfoglalkozás

Az előadásra alapozott típusú formában feldolgozásra kerülő témakör minden résztvevő számára ismert, azt tételezzük fel, hogy mindenki rendelkezik az ismeretek bizonyos szintjével. A foglalkozáson előadás hangzik el, amely a feladatnak megfelelő szakaszolással, súlypontozással dolgozza fel a témakört. Ezt követően az előadó a megbeszélés, eszmecsere vezetőjévé válik és kiemelésekkel, aktivizáló, ösztönző felvetésekkel indítja el a feldolgozó munkát. A résztvevők teljes körének aktív tevékenységével folytatódik a foglalkozás, amelyben felkészültsége alapján, tapasztalatai felhasználásával mondja el (lehetőleg) mindenki véleményét, fejti ki álláspontját, támasztja alá vagy ellenpontozza az elhangzottakat. A megbeszélést, a vitát az előadó fogja össze, irányítja a célnak megfelelő kérdésekkel, esetleg ’provokáló’ kijelentéssel élénkítve a folyamatot. A workshopnak ez a legfontosabb része, ez az aktivitásra alapozott (igény szerint teljes körű) feldolgozás különbözteti meg más eljárástól, ez hatékonyságának egyik biztosítéka. A workshop két egységét követően a rögzítés, a megerősítés nélkülözhetetlen, ezt az előadónak kell teljes kitekintésű összefoglalóval megvalósítania, mindazoknak a következtetéseknek, tanulságoknak a megfogalmazásával, amelyek a követező időszakban mindenki számára meghatározóak a mindennapi tevékenységben. Ezzel biztosítja a műhelymunka a napi tevékenység egységes személetű megvalósítását, a hallgatók napi munkájának közvetlen segítését.

2. A résztvevők előzetes felkészülésére alapozott műhelyfoglalkozás

A második változat esetében is elő kell készíteni a képzést, amely a csoport első találkozása. A vezető a résztvevőknek szakirodalmi forrást, forrásokat jelöl meg (ad írásban kézbe) és az ismeretanyag feldolgozásához tájékoztatót tart, amelyre alapozva a résztvevők a műhelymunkát megelőzően egyénileg dolgozzák fel a témakört és megfelelő ismeretek birtokában vesznek részt a foglalkozás munkájában. Ez a felkészülés a témakör anyagának tanulmányozása mellett az ide illeszthető tapasztalatok áttekintését is tartalmazza, így mondhatjuk, hogy az elmélet és a gyakorlat egységében történik az egyéni előkészület. Az előkészítő tevékenység fontos része az is, hogy az adott ismeretkör alkalmazására a jövendő hallgatók gyakorlati elképzeléseket is fogalmazzanak meg. A megbeszéli folyamat első elemeként a foglalkozás vezetője összefoglaló bevezetőt tart az ismeretkörből, a képzési célnak megfelelően részegységekre bontva ajánlja a témakör feldolgozását. Kérdéseket fogalmaz meg, problémákat vet fel, a szervezet (cég) törekvéseit szolgáló megközelítésekre utal. Lényegében olyan módon vezeti be a közös munkát, hogy a résztvevők ezekre figyelemmel gondolják át az egyénenként feldolgozottakat, a kapcsolódó tapasztalati elemeket, hogy mindenki számára kellő mélységben táruljon fel az elmélet és a gyakorlat egységes értelmezése.

A műhelymunka leglényegesebb részét a résztvevők aktív munkája képezi, amidőn a témával kapcsolatban kifejtik álláspontjukat, véleményüket, a témakört illetően fogalmaznak meg kérdéseket, problémákat, ütköztetik nézetüket. Fontos eleme ennek a tevékenységnek az, hogy az elsajátítottak és a saját tapasztalatok összevetése során a közösen elfogadható tényezők kerüljenek előtérbe. Ebben van kiemelkedő szerepe a foglalkozást vezető szakembernek, hogy a célnak megfelelő „mederben” tartsa a közös feldolgozást, kérdésekkel, kiegészítésekkel sarkallja a célt szolgáló irányba  a résztvevőket. Ennek az eljárásnak a lényege (talán előnye is) az, hogy a workshopot megelőzően már el kell mélyedni az adott témakörben, az ismeretek egyéni feldolgozása lényegesen több szempont (egyéni felfogás) szerinti értelmezést hordoz, így sokkal több nézőpont alapján lehet a témakört feldolgozni, mint egy személy nézetrendszerét tükröző előadás alapján.  Nagy az eshetőség arra, hogy az ilyen módon szervezett, vezetett műhelymunka sokkal mélyebben tárja fel az adott témakör jellemzőit, alkalmazási lehetőségeit, módjait, mint az előadásra épülő. A megbeszélés jellegű munkában is szükséges a rögzítés, a megerősítés, ez a kialakított közös álláspont, amit a foglalkozás vezetőjének kell átfogó elemző, értékelő összefoglalójával megerősítenie, a foglalkozás során elhangzott következtetések, tanulságok megfogalmazásával összhangban. Ennek záró gondolatsornak meghatározó szerepet kell jelentenie mindenki számára a további mindennapi munkájában. A műhelyfoglalkozás ezzel a közös gondolkodás eredményeként kialakult ’állásponttal’ az egységes személetű tevékenységet biztosítja, a napi munkát közvetlenül segíti.

Dr. Poór Ferenc
tréning szakértő, bölcsész doktor
www.treningszakerto.hu

Meetingszabályok
 
A meeting (értekezlet) a legtöbb helyen szükséges rossz. Sokan azt gondolják, hogy nem lehet elkerülni és kevesen tudják, mit lehetne tenni annak érdekében, hogy hasznos, előremutató, konstruktív munka legyen. Itt olvashatja szakértőnk, Beck György sorozatát az eredményes meetingről.
   

 

Vissza